Как проверить своего бухгалтера

Выдержка с семинара. При перепечатке ссылка на первоисточник обязательна.

Добрый день. Меня зовут Дмитрий Высоков, я руководитель отдела автоматизации бухгалтерского учета компании ВИТ. Кроме автоматизации у меня накопился довольно большой опыт аудита и восстановления бухучета. Основной проблемой ведения бухучета сегодня является, то что бухгалтера слишком полагаются на компьютерные программы. Конкретно на 1С. 1С отличная программа. Но это всего лишь инструмент, которым надо уметь пользоваться. До появления компьютеров, любой бухгалтер мог свести баланс вручную, знал как заполняются графы декларации и мог объяснить происхождение цифр в отчетности. Сейчас таких единицы. Большинство бухгалтеров, которые обращаются ко мне за помощью искренне считают, что всю отчетность программа должна сформировать для них сама по нажатию одной кнопки, а им будет достаточно только распечатать их и сдать. При этом многие из них  не знали даже чем отличается активный счет от пассивного. Некоторые возмущались, что программа не заполняет определенные графы отчетности, и с удивлением узнавали у меня, что в их случае эти графы и не должны заполняться вообще. Сейчас большинство бухгалтеров слепо вносят данные в 1С, а то что получается на выходе в формах отчетности для них часто загадка. Я не преувеличиваю. Таких бухгалтеров на рынке труда больше половины. Вы можете быть уверены, что ваша бухгалтерия в порядке, а потом быть сильно удивлены результатами налоговой проверки.

Поэтому темой моего выступления сегодня будет - как проверить своего бухгалтера, не имея бухгалтерских знаний, а также основы бухучета для чайников.

Первое на что нужно обратить внимание при проверке своего бухгалтера это соблюдение сроков сдачи отчетности. В раздатке у вас есть таблица сроков сдачи основных видов отчетности. Отчетность может сдаваться в бумажном или электроном виде, в раздатке указаны критерии при соблюдении которых отчетность допускается сдавать в бумажном виде.

Бумажную отчетность в обязательном порядке подписывает руководитель организации, поэтому проверить своевременность сдачи у вас труда не составит.

Если отчетность сдается в электронном виде, сроки сдачи отчетности можно посмотреть в программе для сдачи отчетности. Вот так это выглядит в программе 1С Бухгалтерия.

(слайд).

За несвоевременную сдачу отчетности начисляются штрафы. А за не предоставление декларации возможна блокировка расчетного счета компании. Кроме того за несвоевременную уплату налогов или за их недоплату начисляется пеня.

Вообще наличие любых штрафов или пеней от налоговых органов это серьезный повод задуматься о профессионализме своего бухгалтера. Т.к. даже когда в учете есть проблемы и бухгалтер не может правильно рассчитать налоги, он все равно может провести хотя бы примерный предварительный расчет и все равно сдать декларацию. В дальнейшем после более точного расчета можно подать уточненную(корректирующую) декларацию и возможно обойтись без пени. Если же декларация не была сдана вовремя, это как правило говорит о очень низком профессиональном уровне бухгалтера.

Своевременно сданная отчетность и уплаченные налоги не гарантирует отсутствие расчетных ошибок в самой отчетности. Такие ошибки могут вам выйти боком при налоговой проверке. При наличии недоплаты по налогам, вам придется уплатить не только доначисленный налог, но и штраф и пени за все время прошедшее с момента ошибки. Таким образом расчетная ошибка бухгалтера является фактически бомбой замедленного действия, которая может рвануть в любой момент нанеся серьезный урон вашему бизнесу.

Для того чтобы понять какие могут быть ошибки в учете, необходимо разобраться, как бухгалтер рассчитывает налоги и готовит отчетность?

Условно можно назвать 3 основных способа:

1. Использование специализированного ПО. Например 1С Бухгалтерии.

2. Расчет налогов и подготовка отчетности вручную(на бумаге или в Экселе).

3. Самый популярный - это комбинированный способ, когда часть учета ведется в 1С, а часть вручную.

Теперь давайте установим, когда налоги допустимо считать вручную

1. Очень малая активность бизнеса

2. Простые системы налогообложения - УСН 6%, Патент, ЕНВД. При малом количестве сотрудников(<10).

В этих случаях учет относительно простой и обычно налоги может посчитать в экселе даже не очень опытный бухгалтер.

При УСН 15%(особенно торговля), ОСН или при большом количество сотрудников(>10), вести учет вручную будет довольно тяжело и чем больше документооборот тем тяжелее. Для ведения учета в этих случаях как правило используется программа 1С:Бухгалтерия. Если программы нет, вероятность ошибок в учете очень высока.

К сожалению наличие у бухгалтера программы 1С не гарантируется вам отсутствие проблем в учете. Несмотря на наличие 1С многие бухгалтера все равно часть расчетов выполняют вручную. Причина - плохое знание программы, о котором я говорил выше. Последствия у такой работы:

1. Ошибки в расчетах - неверно сданная отчетность.

2. Переплата или недоплата налогов. Переплата - это чистая потеря денег. Недоплата - та самая бомба замедленного действия, которая с большой долей вероятности рванет во время налоговой проверки.

3. Необходимость восстановления бухгалтерского учета. Приведение налоговой базы с соответствие с первичными документами. Стоимость восстановления может составлять от нескольких десятков до сотен тысяч рублей, если случай запущенный.

1С нуждается в периодическом обновлении. Обновление программы платное, если вы не платите за обновление, то скорее всего 1С у вас в неактуальном состоянии, а значит часть или все расчеты бухгалтер выполняются вручную. О последствиях такого подхода, я уже говорил.

Что же делать, как проверить корректность учета не имея специализированных знаний. Тут есть несколько способов:

- Если бухгалтер использует 1С, есть один способ, для которого бухгалтерских знаний не нужно. Попросите бухгалтера запустить из 1С процедуру экспресс-проверки бухучета за прошлый квартал или год. Эта процедура есть во всех версиях 1С, даже в самых старых. Если бухгалтер о такой процедуре не знает, делайте выводы. Если бухгалтер вам эту процедуру все-таки запустит, вы можете увидеть примерно такой результат.

(слайд)

На данном слайде реальный отчет экспресс-проверки, одного из обратившихся ко мне за помощью клиентов. Ошибки в разделе анализ состояния бухгалтерского учета не допустимы и приводят либо к искажению данных отчетности либо в полной невозможности ее верного заполнения. К примеру при ошибке во второй строке “полнота ввода остатков”, вы никогда не получите верный баланс.

По каждой ошибке бухгалтер должен дать вам абсолютно четкое объяснение. Если он не может этого сделать или юлит, аудит вам просто необходим.

- Еще одним способом проверки учета не имея специальных знаний является обращение в фирму предоставляющую бухгалтерские услуги. Она проведет вам аудит и сообщит о найденных проблемах.

Заказать бесплатный экспресс аудит.